Posted on October 20, 2017 at 3:08 PM

Outils pour gérer efficacement sa base de membres

La gestion de la base de membres dans une association est l’un des paramètres non négligeables de la gestion d’association. Il existe plusieurs méthodes pour assurer une bonne gestion de ce volet de l’association. Ce sont les membres qui font l’association, donc si la base de membres est mal gérée, c’est évident que c’est l’association elle-même qui court à sa perte. Pour éviter cela, voilà pour vous quelques conseils très utiles pour assurer une gestion efficace de votre base de membres.

Faites une croix sur l’utilisation de Microsoft Excel

Excel est un logiciel très intéressant et très pratique pour recenser des données et former une base de données. Mais pour une association, ce n’est clairement pas l’outil idéal pour faire votre gestion de données. C’est un outil devenu précaire et il présente beaucoup de limites dans le contexte de gestion d’association. Il est difficile de sécuriser efficacement vos données, de savoir qui modifie quoi et quand, de repérer et supprimer les répétitions, et même de faire des recherches très précises.

Optez pour l’utilisation des logiciels de gestion

De nos jours, il existe de nombreux logiciels qui vous permettent de gérer efficacement votre base de données. Si votre problème est financier, sachez qu’il y a des logiciels gratuits très efficaces que vous pouvez utiliser. Vous avez par exemple le tableur Google Sheets, ou les Google Docs en ligne. Vous avez également des logiciels de gestion association comme Macotisation.fr

Désignez un gestionnaire de la base de membres

Il est indispensable de désigner spécifiquement une personne dans votre association qui aura la charge de gérer la base de membres. Ce dernier pourra se faire accompagner de collaborateurs techniques et autres, mais il aura la responsabilité première de gérer la base de membres. Cette personne devra aussi gérer les interactions avec les membres.
Mettez un point d’honneur à la formation des personnes devant interagir avec la base de membres

Toute personne devant être amenée à entrer des informations dans la base ou à correspondre avec les membres doit être correctement formée. Il faut restreindre l’accès à cette base à ces personnes-là uniquement. Il est également conseillé de faire une répartition des tâches.

N’oubliez pas le contrôle !

Il est recommandé d’effectuer un contrôle de façon périodique de la base de membres, s’assurer de sa mise à jour et de sa bonne gestion. Faites-le tous les 2 ou 3 mois par exemple.